Come gestire al meglio la propria casella e-mail

 

La posta elettronica aziendale: mai più caselle piene

La posta elettronica è un' importante strumento di comunicazione a livello aziendale: facilita lo scambio di informazioni e contatti con clienti e fornitori, permette la gestione di impegni ed attività e risparmia tempo a mittente e destinatario rispetto a lunghe telefonate di lavoro. Ma quando gestita male questa può essere una fonte di stress e spreco di tempo; per questo motivo è utile essere in grado di utilizzare la casella di posta nella maniera più efficace.

Di seguito riportiamo alcuni punti su cui concentrarsi per avere una casella di posta più efficiente.

Archiviazione: processare e suddividere le mail in base allo stato di lettura o al topic permette di avere una casella di posta in arrivo sfoltita e di recuperare mail eventualmente già lette, e di cui abbiamo ancora bisogno, più facilmente.

Urgenza: essere in grado di classificare rapidamente i vari messaggi è estremamente utile per migliorare la propria produttività, evitando di sprecare tempo con comunicazioni meno importanti e rischiare di non avere tempo per quelle più urgenti.

Semplificazione: cancellarsi da newsletter, email pubblicitarie ed altri messaggi non inerenti ai tuoi interessi permette di ricevere solo email rilevanti che richiederanno la tua attenzione.

Client di posta professionale: utilizzare questo tipo di servizio garantisce un ottimo livello di usabilità e intuitività del sistema, oltre che sicurezza dei dati tramite servizi anti-spam e sistemi di crittografia.

 

Mailstore: un prodotto per aiutarti a gestire la posta

 

Un ulteriore strumento per utilizzare al meglio la posta elettronica è il software MailStore: crea una copia di tutte le email in un archivio centrale per garantire la sicurezza e la disponibilità dei dati. Gli utenti possono inoltre accedere alle loro email tramite Microsoft Outlook, MailStore Web Access o da dispositivi mobili, come smartphone e tablet, ed effettuare ricerche rapide in modo semplice. MailStore Server è adottata da oltre 30.000 società in 100 Paesi diversi, ciò significa che rappresenta la soluzione leader nel mondo per l’archiviazione, la gestione e la conformità legale delle email per le Piccole e Medie Imprese.

IPSNet offre l’installazione del Mail Store Server sulla vostra rete, la prima archiviazione di tutte le e-mail presenti sui dispositivi e la successiva configurazione per le archiviazioni automatiche successive oltre che il monitoraggio e la teleassistenza per il corretto funzionamento del prodotto.

I vantaggi:

  • Un prodotto che svuota la casella di posta copiando il tuo intero archivio e-mail aziendale direttamente dal mailserver.
  • Ricerca e-mail superavanzata: nel corpo, nell’ oggetto e nell’ allegato.
  • Facile da utilizzare dove vuoi, anche da mobile.
  • Condividi l' archivio con i tuoi collaboratori.